Meningkatkan Kapasitas Internal Melalui Pelatihan PCM dan SWOT

Yogyakarta – Sebagai lembaga yang telah berkiprah dalam bidang komunikasi dan advokasi selama lebih dari sepuluh tahun, SPEAK selalu berusaha untuk meningkatkan kapasitas internal agar tetap relevan dalam menghadapi tantangan-tantangan baru. Peningkatan kapasitas secara rutin juga sangat penting untuk mengasah keahlian dan efisiensi tim SPEAK dalam menjalankan proyek yang mampu memberikan dampak positif terhadap masyarakat.┬áMaka dari itu, pada hari Jumat (27/07) dan Sabtu (28/07), SPEAK Indonesia mengadakan pelatihan Project Cycle Management (PCM) dan SWOT Analysis yang difasilitasi oleh Fransisca Dwi Indah Asmiarsi, National Program Officer dari Jesuit Refugee Service (JSR).

 

Maka dari itu, pada hari Jumat (27/07) dan Sabtu (28/07), SPEAK Indonesia mengadakan pelatihan Project Cycle Management (PCM) dan SWOT Analysis yang difasilitasi oleh Fransisca Dwi Indah Asmiarsi, National Program Officer dari Jesuit Refugee Service (JSR). Pelatihan ini bertempat di kantor SPEAK Yogyakarta, Dipowinatan.

 

Pada sesi pertama pelatihan PCM, tim SPEAK ditantang untuk kembali memikirkan hal-hal dasar tentang NGO. Pertanyaan pertama yang diberikan oleh Fransisca selaku fasilitator adalah sebuah pertanyaan yang fundamental, yaitu: mengapa NGO dibentuk? Sebagai tim yang sudah berpengalaman di bidangnya, tim SPEAK dapat menjawab dengan tepat bahwa NGO dibentuk karena keprihatinan terhadap kondisi dan kebutuhan masyarakat, serta melengkapi kekurangan (gap) pemerintah yang belum bisa melaksanakan program untuk menjawab masalah-masalah yang terjadi di lapangan. Perlu dipahami juga bahwa NGO tidak hanya ada untuk mengerjakan proyek demi dana, namun semua proyek harus sesuai dengan visi-misi organisasi serta kebutuhan masyarakat.

 

Tim SPEAK kemudian mengerjakan latihan untuk menyusun PCM atau siklus manajemen proyek berdasarkan pengalaman dalam menjalankan proyek yang ada. Menurut teori, PCM terdiri dari 5 tahapan dasar, yaitu melihat situasi masyarakat atau assessment, planning, implementasi, monitoring, dan evaluasi. Fransisca menjelaskan bahwa dalam tahap evaluasi seringkali ditemukan kebutuhan baru, sehingga perlu dilakukan assessment dan planning dari awal lagi. Proyek yang dijalankan kemudian menjadi siklus yang tidak berhenti.

 

Materi mengenai budgeting dan pelaporan menjadi agenda terakhir dalam pelatihan PCM. Meningkatkan efisiensi penyusunan budget dan pelaporan merupakan hal yang penting. Pada sesi ini, tim SPEAK mendapatkan insight bagaimana menyusun budget, cara memaparkan deviasi budget pada pelaporan, dan cara berkomunikasi dengan klien ketika ada penggantian dana atau program. Deviasi pada budget tidak selalu dipandang negatif, malah ini seringkali menjadi yang positif. Contohnya adalah ketika anggaran konsumsi program ternyata lebih banyak dari yang dianggarkan sebelumnya. Fakta ini menunjukkan bahwa proyek yang dijalankan dapat menarik lebih banyak partisipan dari yang diharapkan.

 

Pada pelatihan di hari pertama ini dapat dilihat bahwa tim SPEAK sangat antusias untuk mempelajari hal-hal baru dari fasilitator. Banyak pertanyaan yang diajukan oleh tim seputar PCM dan pelaporan. Meskipun kebanyakan anggota tim sudah senior dan mempunyai banyak pengalaman di bidang manajemen proyek, hal ini tidak mencegah mereka untuk berperan aktif dalam diskusi dan mengajukan pertanyaan.

 

Energi ini berlanjut di hari kedua pada materi pelatihan SWOT Analysis, Sabtu (28/07).  Materi SWOT Analysis diberikan karena perumusan SWOT dapat memperkuat PCM, meskipun SWOT sendiri bukanlah bagian dari PCM.

 

Di sesi ini, tim SPEAK berlatih membuat rumusan SWOT internal, dimulai dari identifikasi strength (kekuatan) dan weakness (kelemahan) divisi masing-masing. Identifikasi strength dan weakness internal adalah langkah pertama dalam SWOT Analysis. Setelah memaparkan hasil analisis setiap divisi serta saling memberikan masukan, tim SPEAK menemukan bahwa ada hal-hal yang dianggap sebagai kelemahan ternyata dapat menjadi kekuatan. Ada juga divisi yang tidak menyadari kekuatannya sendiri dan harus ditunjukkan oleh divisi lain.

 

Pelatihan PCM dan SWOT Analysis ternyata tidak hanya mengasah kemampuan tim SPEAK untuk mengaplikasikannya ke dalam proyek yang akan datang, tapi juga membuat tim lebih mengenal satu sama lain dan menjadi lebih solid.